文書作成のながれ

ワープロソフトでは、文字の大きさやフォントの選択、段落の配置など指定すると、すぐに指定したとおりの結果が画面上に表示されます。そして、印刷をしたときに、ほぼ画面上に表示されているとおりの文書が印刷されます。

このように、画面上で見たとおりに印刷などの結果が得られる操作環境をWYSIWYG（ウィジィウィグ:What You See Is What You Get）といいます。このWYSIWYGという特徴は、ワープロだけでなく、現在のパソコンのソフトウェアの標準的な機能になっています。

手書きの場合と異なり、ワープロソフトで文書作成する場合は、文章の途中に別の文章を書き始めたり、コピーや張り付けなどの機能を使って文章を別の場所に移動させることが簡単にできます。

つまり、例えば手書きで原稿用紙に最初から完璧な文章を書くのとは異なり、機能を活用して、段階的に文章を仕上げていくのが、ワープロソフトで効率良く文書を作成するポイントです。

ワープロソフトで効率良く文書を作成するながれについて、次のような手順を参考にしてください。ポイントは、まず文章をある程度入力しておいてから書式やレイアウトを整える ということです。

ページ全体の設定
- 文書のもとになるページ全体について、用紙のサイズや余白の大きさ、1ページあたりの行数や1行あたりの文字数など、ページ全体の設定をします。
文章の入力と編集
- 文書を入力したり、コピーなどで別の位置に移動させたりながら、全体の構成を考えつつ内容をまとめます。
書式設定や図表の挿入
- 文字の大きさやフォントのサイズ、段落の配置、箇条書きの設定など、文書の目的に合ったレイアウトに調整します。
- 必要な図を挿入したり、表を作成してレイアウトなどを調整します。
文書の保存と印刷
- 文書が完成したら、ファイルに保存します。
- プレビュー機能で印刷後のイメージを確認した後、印刷します。