コンピュータ演習 - 2014/C/8th/2nd のバックアップ(No.2)

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  • 1 (2014-05-30 (金) 19:31:28)
  • 2 (2014-05-30 (金) 20:45:52)

プレゼンテーションの作成

プレゼンテーション作成のながれ

今回は、文字によるプレゼン（プレゼン）の作成について説明します。 おおまかには、次のながれになります。

• (1) スライドを追加し、デザインやレイアウトを設定する
• (2) タイトルを入力し、箇条書きで内容を入力・編集する
• (3) 表を作成・編集する
• (4) (1)〜(3)を必要なだけ繰り返す
• (5) スライドショーで出来上がりを確認する

(1)スライドを追加する

スライドの追加

新しいスライドをプレゼンに追加します。

1. 「ホーム」タブの「スライド」メニューから「新しいスライド」をクリック
2. 新しいスライドが追加されて、編集できるようになる

スライドを移動するには、一覧に表示されているスライドをマウスでドラッグします。
また、スライドの削除は、一覧でスライドを右クリックして、メニューから「スライドの削除」を選択します。

スライドを作成するとき、または、作成後にスライド内のレイアウトを設定できます。 作成後に設定するには、次のように操作します。

1. 「ホーム」タブの「スライド」メニュー「レイアウト」をクリック
2. レイアウトのイメージから、使用したいレイアウトを選択

スライドのデザインの設定

PowerPointには、背景、フォントの種類、箇条書きの行頭文字などのデザインを統一した「テーマ」が用意されています。 また、テーマごとの配色のバリエーションも設定できます。

1. 「デザイン」タブの「テーマ」メニューから「テーマ」を選択（「▼」をクリックすれば一覧を表示）
   • 表示されているテーマにマウスを合わせると、そのデザインが設定された状態が見られる
2. 使用したいテーマをクリックすると、すべてのスライドに同じテーマが設定される
   • さらに必要であれば、配色のバリエーションも設定する

(2) 箇条書きでスライドを作成する

プレースホルタへの入力

スライドには、タイトルやサブタイトル、コンテンツ（内容）を入力するための「プレースホルダ」枠があります。 プレースホルダには、文字だけでなく、 図表やグラフなども挿入できます。

プレースホルダに文字を入力してみましょう。 なお、フォントの種類、文字のサイズ、文字色などの設定は、ワープロソフトと同じように、「ホーム」タブの「スライド」メニューにあるボタンで設定できます。

1. 入力したいプレースホルダ（点線の枠内）をクリックする
2. キーボードから文字を入力する

プレースホルダに文字を入力すると、自動的に箇条書きになります。 箇条書きではインデント（字下げ）を設定することで、フォントのサイズや行頭文字（●などのマーク）が変更されて、視覚的に内容を項目ごとにまとめることができます。

インデントを使って、箇条書きのレベルを設定することで、大項目・中項目・小項目のように、情報を整理・分類できます。 分類ごとに、フォントのサイズやインデント（字下げ）を設定すれば、分類がひと目でわかるようになります。

□大項目
　○中項目
　　・小項目
□大項目
　○中項目
　○中項目
　　・小項目

スライド番号の設定

すべてのスライドに、通し番号となるスライド番号を設定します。

1. 「挿入」タブの「テキスト」メニューから、「ヘッダーとフッター」をクリック
   • 「ヘッダーとフッター」の設定で、「スライド番号」にチェックを入れる
   • 「タイトルスライドに表示しない」のチェックをはずす
   • 「すべてに適用」ボタンをクリック
2. タイトルスライド（1枚目）以外のスライドにスライド番号が入る

(4) 作成したスライドを見る

1. スライドショーの実行
   • 「スライドショー」タブの「スライドショーの開始」メニューの「最初から」をクリック
     もしくは、「F5」キーを押す
2. スライドショーの操作
   • 次のスライドに進む：「→」キーを押すか、マウスをクリック
   • 前のスライドに戻る：「←」キーを押す
   • 特定のスライドに移動：「Ctrl」＋「S」を押して、メニューからタイトルを選択
   • 途中でやめる：「Esc」キーを押す

(5) 視覚効果

スライドを切り替えるときの視覚効果の説明をします。

• 画面切り替えの設定
  • 「画面切り替え」タブの「画面切り替え」メニューから、効果を選択（「▼」をクリックして一覧表示）
  • 「画面切り替え」タブの「画面切り替え」メニューから、「画面切り替えの速度」を選択（3段階）
  • 「画面切り替え」タブの「画面切り替え」メニューから、「すべてに適用」をクリック
    （クリックしないと、そのスライドにしか画面切り替えが設定されていない）

スライド作成のポイント

「KISSの原則」を守る

プレゼンを作るときに、もっとも大事で基本的な原則です。「KISS」とは
　　Keep it short and simple.（短く、単純に）
という意味です。短い言葉でわかりやすく書くことが大事です。体言止めも有効です。ただし、短すぎて自分しかわからないような言葉は使わないよう注意しましょう。

スライドに書く行数は7±2程度

人間が一度に覚えられる文字数はそれほど多くありません。「マジックナンバー7±2」というものがあり、人が記憶にとどめやすい数として有名です。これを目安に、だいたい5〜9行程度までにしましょう。

文字サイズは大きく、文章は2行以内で

文字サイズが小さいと、後ろのほうにいる人には何が書いてあるか読めません。なるべく文字サイズは大きくするようにしましょう。一番小さいサイズでも24ポイント以上にしましょう。
また、文章が3行以上になると読みにくく理解もしにくくなります。文章は1行以内で、長くても2行までにしましょう。

デザインはすべてのスライドで統一

色使いや背景がスライドごとに異なる、何種類ものフォントを使用しているなど、 バラバラのデザインでは、見る側が混乱して良くない印象を与えます。
デザインに統一感のあるスライドは、安定感と見やすさを感じさせます。 配色やデザインはプレゼンテーション全体で統一して、 使用するフォントも2〜3種類に絞ってタイトルと本文で使い分けるなどルールを決めておきましょう。