コンピュータ演習 - 2011/H/3rd/2nd のバックアップ(No.2)

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  • 1 (2011-04-16 (土) 15:35:41)
  • 2 (2011-04-20 (水) 09:41:40)

電子メールのマナー

簡潔で具体的な件名をつける

届いたメールを読むときに、 メールの一覧のどの部分をみて、見る順番を決めますか？ 自分のメールを相手に必ず見てもらうには、 件名をひと工夫することが必要です。 メールの目的や内容がひと目でわかるような件名をつけましょう。

逆に件名がないと、不審に思われてしまうかもしれません。 書いてあったとしても、「こんにちは」「ありがとう」のように 簡潔すぎたり、あいまいな件名では読むのを後回しにされるかもしれません。

件名の例）
悪い例：「こんにちは」「至急お願いします」「質問です」
良い例：「□月△日の相談のお礼」「【質問】□月△日の○○○の授業での課題について」

読みやすくわかりやすい本文を書く

手紙やはがきと同じように、丁寧な文書を心がけましょう。

• 一行目には、相手の所属先と名前を書く（宛先間違いの対策として）
• 二行目には、簡単なあいさつと自分の名前を書く
• 用件を先に書き詳細はそのあとに書くと、何が重要をわかってもらいやすくなる
• 文章は長いものは避けて、空白行や箇条書きを使って、読みやすくわかりやすい工夫をする
• 一行の長さをある程度揃えておくと読みやすくなる（全角文字で30字程度）
• そして、メールの最後には、署名を忘れずに！

（本文の例）
△△大学 ○○様

お世話になっております。兵庫大学の□□です。

明日の打ち合わせですが、次のとおり行いますので、 ご都合をお知
らせください。
　・時間：午前10時
　・場所：第１会議室

また、先日の会議の議事録ができました。 ファイルを添付しておき
ましたので、ご覧ください。

相手がどんな環境でメールを読むかを配慮する

まず、相手がメールを読むときに使うのがパソコンなのか携帯電話なのかで、 本文の書き方を変えるとよいでしょう。 実際、携帯電話なら本文の最初に自分や相手の名前を 書く必要はあまりないでしょう。

また、相手が携帯電話の場合は、通信料金への配慮も気をつけるべきです。 本文の文字数を減らしたり、改行をしないなどの工夫も必要です。 送信する時間帯が夜遅くにならないようにするなどの配慮も必要です。

次に、 大きなファイルを添付ファイルとして送信しても、 相手のメールサーバに受信メールの大きさの制限があるために、 相手が受信できない恐れもあります。

最後に、 コンピュータには、 機種が変わると別の文字などが表示される、 「機種依存文字」といいます。 これは、 コンピュータ内部で、文字を処理するための「文字コード表」が異なるためです。 携帯電話の絵文字も機種依存文字です。 最近はあまりトラブルにはなりませんが、 送信したメールが相手先で正しく表示されるように、使うのは避けましょう。