2008/H/3rd/3 のバックアップ(No.2) - コンピュータ演習

電子メールのマナー

受信したメールを読むときに、メールの一覧のどの部分をみて、見る順番を決めますか？差出人や件名を見て決める人が多いと思います。

自分のメールを相手に必ず見てもらうには、件名を工夫する必要があります。件名がないと、不審に思われて読んでくれないかもしれません。

「こんにちは」「ありがとう」などの、あいまいな件名では読むのを後回しにされるかもしれません。メールの目的や内容がわかるような件名をつけましょう。

件名の例）
悪い例：「こんにちは」「至急」「質問」
良い例：「3/10の相談のお礼」「○○の授業についての質問」

手紙やはがきと同じように、丁寧な文書を心がけましょう。最初の行には相手の名前を、2行目には挨拶と自分の名前を書いておきましょう。

内容も、用件を先に書くようにすると、相手はスクロールしなくてもメールの目的が知ることができます。文章はあまり長いものは避けて、空白行や箇条書きを使って、わかりやすい工夫をしましょう。そして、メールの最後は、署名になります。

（本文の例）
△△大学 ○○様

お世話になっております。兵庫大学の□□です。

明日の打ち合わせですが、次のとおり行いますので、 ご都合をお知
らせください。
・時間：午前10時
・場所：第１会議室

また、先日の会議の議事録ができました。 ファイルを添付しておき
ましたので、ご覧ください。

また、1行のだいたいの長さをそろえておくのもよいでしょう。全角文字で30字程度でそろえておけば、文章が整って、読みやすくなります。

コンピュータは、文字を内部で処理するための、「文字コード表」というものを持っています。日本語用の代表的な文字コードには、次の3種類があります。

ファイルに書かれた文字は、文字コード表にしたがって、画面に表示されます。しかし、文字コードはコンピュータの機種やOSによって少しずつ異なるため、機種が変わると表示されたかったり別の文字が表示される文字があります。そのような文字を「機種依存文字」といいます。

次のような文字が機種依存文字です。携帯電話の絵文字も同じく機種依存文字です。送信したメールが相手先で正しく表示されるために、使わないようにしましょう。

機種依存文字以外にも、相手がメールを読む環境に配慮する必要があります。

たとえば、添付ファイルを送信するときには、その大きさの添付ファイルを相手が受信できるか、同じソフトを持っているか、などの注意が必要です。

相手が携帯電話の場合は、さらに注意が必要です。携帯電話では、メールの受信に料金がかかる場合に注意し、本文の分量を減らしたり、改行をしないなどの工夫も必要です。また、送信する時間帯に、深夜にならないようにするなどの配慮が必要です。