コンピュータ演習 - 2016/R/3rd/2nd のバックアップ(No.1)

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  • 1 (2016-10-05 (水) 18:02:18)

電子メールの利用とマナー

メールの送受信

練習(1) メールの送受信

他の学生と2～3人のグループを組んで、次のようなメールを送信しあってみましょう。

• 宛先：グループを組んだ人のメールアドレス（ユーザ名@ed.hyogo-dai.ac.jp）
• 件名：自分の学籍番号と氏名
• 本文：「よろしくお願いします」など、ひとこと書く

フォルダによる整理、ルールの利用

メールはフォルダごとに整理できます。 特定の役割があるフォルダ以外に、 自分でフォルダを作ることもできます。

メールの宛先の種類

電子メールでは、複数のメールアドレスへ一斉に送信できます。 そのとき、 目的にあわせて宛先の種類を使い分けることが重要です。 受け取った相手は、自分の宛先の種類を確認することができます。

「Bcc:」の欄を表示するには、次の図のように操作します。

練習(2) メールの送受信

他の学生と2～3人のグループを組んで、次のようなメールを送信しあってみましょう。

• 宛先：グループを組んだ人のメールアドレス（ユーザ名@ed.hyogo-dai.ac.jp）
• CC：自分のメールアドレス
• BCC：mkawano＠ed.hyogo-dai.ac.jp　（授業担当者のアドレス）
• 件名：宛先のテスト
• 本文：「宛先のテストをします」など、ひとこと書く

電子メールのマナー

【件名】メールの要件がひと目でわかる

メールを受け取ったときに、 受信メールの一覧のどの部分で見る順番を決めるでしょうか？ 送ったメール必ず読んでもらうために、 目的や内容がひと目でわかるような件名をつける工夫をしましょう。

逆に、件名がなかったり、 「こんにちは」「ありがとう」のように簡潔すぎると、 不審に思われてしまうかもしれません。 あいまいな件名も、読むのを後回しにされるかもしれません。

件名の例）
良い例：「□月△日の相談のお礼」「【質問】□月△日の○○の授業での課題について」
悪い例：「こんにちは」「お礼」「至急お願いします」「質問です」

【本文】作法にしたがって読みやすくわかりやすく

手紙やはがきと同じように、丁寧な文書を心がけましょう。

• 最初に、相手の所属先と名前を書く（宛先間違いの対策も兼ねて）
• 次に、簡単なあいさつと自分の所属先・名前を書く（時候のあいさつは不要）
• 用件を先に書き詳細はそのあとに書くと、何が重要をわかってもらいやすくなる
• 文章は長いものは避けて、空白行、字下げや箇条書きを使って、読みやすくわかりやすい工夫をする
• 一行の長さをある程度揃えておくと読みやすくなる（全角文字で30字程度）
• そして、メールの最後には、署名を忘れずに！

《本文の例》
○○大学　○○先生

こんにちは。□□学部□□学科の△△です。

ゼミの懇談会のことで相談があります。
ほかの学生と相談して日程の候補を３つに絞りました。
先生のご都合のよい時間はいつでしょうか。
　・第１候補：５月１Ｘ日（金）４時限
　・第２候補：５月２Ｘ日（金）３時限
　・第３候補：５月１Ｘ日（木）４時限

できましたら、今週末までにお返事をお願いします。

練習(3) メールの送受信

次のような状況でどのような件名と本文のメールを書けばよいのか、他の人と相談してかまいませんので、実際にメールを書いてみましょう。

履修している「情報学」という授業で、レポートの書き方がわからないので、
授業担当のＫＭ先生に相談がしたい。
まずは、先生の空いている時間を教えてもらいたい……

• 宛先：mkawano＠ed.hyogo-dai.ac.jp　（授業担当者のアドレス）
• CC：自分のメールアドレス
• 件名と本文：実際に考えて作ってみましょう