コンピュータ演習 - 2016/C/4th/1st のバックアップ(No.1)

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  • 1 (2016-04-28 (木) 19:38:15)

電子メールの利用とマナー (2)

添付ファイルの送受信

ワープロソフトなどで作成したファイルや画像ファイルなどを、 添付ファイルとしてメールと一緒に送受信できます。 複数のファイルを一度に扱うこともできます。

添付ファイルの送信

ファイルを添付してメールを送信するには、次のように操作します。

1. 「挿入」ボタンをクリックして、メニューから「添付ファイル」を選択
   
2. 「アップロードするファイルの選択」ウィンドウが表示されたら、添付するファイルを選択して、「開く」ボタンをクリック

練習(1) 添付ファイルの送信

次に指定しているファイルをメールに添付して送信してみましょう。

• 宛先：mkawano＠ed.hyogo-dai.ac.jp　（授業担当者のアドレス）
• CC：自分のメールアドレス
• 件名：添付ファイルの送信
• 本文：ファイルを添付するテストです。
• 添付するファイル：「PC」→「資料・課題」→「kawano」→「配布」にある「添付ファイルの練習.pdf」

添付ファイルの受信

メールに添付されたファイルを使用するには、次のようにします。

1. 「宛先」「CC:」などの宛先情報の下に表示されている、添付ファイルのアイコンの右にある「Ｖ」をクリック
2. メニューから、必要に応じて「印刷」や「ダウンロード」を選択
   

練習(2) 添付ファイルの受信

練習(1)で送信して、自分宛に届いたメールに添付されたファイルをダウンロードしましょう。

1. 添付ファイルのアイコンの右にある「Ｖ」をクリックして、「ダウンロード」を選択
2. ウィンドウ下側に表示される「保存▼」ボタンの「▼」をクリックして、「名前を付けて保存」を選択
3. 自分のファイルを保存するフォルダ（ユーザ名$）を選択した後、ファイル名を「自分の学籍番号.pdf」にして「保存」ボタンをクリック

電子メールのマナー(2)

（前回の復習）電子メールを書くときの作法やマナー

前回の課題（第3回の課題(1)）では、次のポイントを押さえて、メールを書くことができましたか？ もう一度、確認してみましょう。

• 【件名】メールの要件がひと目でわかる件名をつける
• 【件名】空白の件名（無題になる）はだめ
• 【本文】最初に、相手の所属先と名前を書く
• 【本文】次に、簡単なあいさつと自分の所属先・名前を書く
• 【本文】用件を先に書き、詳細はそのあとに書く
• 【本文】空白行、字下げや箇条書きで、読みやすくわかりやすい工夫をする
• 【本文】一行の長さをある程度揃えて読みやすくする（全角文字で30字程度）
• 【本文】そして、メールの最後には、署名を忘れずに！

今回は、レポートや課題をメールで提出する場合を考えてみましょう。
受け取る側への配慮として、「どの授業のレポートなのか」、「提出者は誰か」、「添付するファイルは提出者が特定できるファイル名にする」などに気を付けましょう。

件名：情報学のレポートの提出（X2151000 兵庫太郎）
---
○○大学「情報学」担当
○○先生

こんにちは。□□学部□□学科の△△です。
 
情報学の第４回のレポートを提出します。
ファイル名は「情報学_X2151000_兵庫太郎」です。

よろしくお願いいたします。
---
添付ファイル：情報学_X2151000_兵庫太郎.docx

練習(3) マナーに配慮したメールの作成

次のような状況でどのような件名と本文のメールを書けばよいのか、他の人と相談してかまいませんので、実際にメールを書いてみましょう。

履修している「情報学演習」という授業の、 第４回の授業で出されたレポートを、 授業担当のＫＭ先生にメールで提出する。
レポートのファイル名は、「情報学演習_学籍番号_氏名」とした。

• 宛先：mkawano＠ed.hyogo-dai.ac.jp　（授業担当者のアドレス）
• CC：自分のメールアドレス
• 件名と本文：実際に考えて作ってみましょう

相手にあわせた配慮をしよう

1. 送信相手がメールを読むのが、パソコンなのか携帯電話・スマートフォンなのかで、 書き方を変えるとよいでしょう。 例えば、携帯電話なら本文の最初に自分や相手の名前を 書く必要はあまりないでしょう。
2. 相手が携帯電話の場合は通信料金への配慮も必要です。 本文の文字数を減らしたり、改行をしないなどの工夫も必要です。 送信する時間帯が夜遅くにならないようにするなどの配慮も必要です。
3. 特殊な記号や絵文字のような機種が変わると別の文字などが表示される、 「機種依存文字」があります。 相手先で正しく表示されるよう、できれば使用は避けましょう。