コンピュータ演習 - 2011/H/3rd/2nd のバックアップ(No.1)

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  • 1 (2011-04-16 (土) 15:35:41)
  • 2 (2011-04-20 (水) 09:41:40)

電子メールのマナー

簡潔で具体的な件名をつける

届いたメールを読むときに、 メールの一覧のどの部分をみて、見る順番を決めますか？

自分のメールを相手に必ず見てもらうには、 件名をひと工夫する必要です。 メールの目的や内容がひと目でわかるような件名をつけましょう。

逆に、件名がないと、不審に思われてしまうかもしれません。 また、「こんにちは」「ありがとう」などの、 あいまいな件名では読むのを後回しにされるかもしれません。

件名の例）
悪い例：「こんにちは」「至急」「質問」
良い例：「□月△日の相談のお礼」「○○の授業での○○についての質問」

読みやすくわかりやすい本文を書く

手紙やはがきと同じように、丁寧な文書を心がけましょう。

• 一行目には、相手の所属先と名前を書く（宛先間違いの対策として）
• 二行目には、簡単なあいさつと自分の名前を書く
• 用件を先に書き詳細はそのあとに書くと、何が重要をわかってもらいやすくなる
• 文章は長いものは避けて、空白行や箇条書きを使って、読みやすくわかりやすい工夫をする
• 一行の長さをある程度揃えておくと読みやすくなる（全角文字で30字程度）
• そして、メールの最後には、署名を忘れずに！

（本文の例）
△△大学 ○○様

お世話になっております。兵庫大学の□□です。

明日の打ち合わせですが、次のとおり行いますので、 ご都合をお知
らせください。
・時間：午前10時
・場所：第１会議室

また、先日の会議の議事録ができました。 ファイルを添付しておき
ましたので、ご覧ください。

相手がどんな環境でメールを読むかを配慮する

コンピュータには、 機種が変わると別の文字などが表示される、 「機種依存文字」といいます。 これは、 コンピュータ内部で、文字を処理するための「文字コード表」が異なるためです。 携帯電話の絵文字も機種依存文字です。 送信したメールが相手先で正しく表示されるように、使うのは避けましょう。

また、 あまり大きなファイルを添付ファイルとして送信すると、 相手が受信できない恐れもあります。

相手が携帯電話の場合は、通信料金に配慮しましょう。 本文の分量を減らしたり、改行をしないなどの工夫も必要です。 また、送信する時間帯が深夜にならないようにするなどの配慮も必要です。