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フィルタによるデータの抽出

あらかじめ、レコードを「No.」の順に並び替えておいてください。

フィルタ機能とは

並び替えの機能を使わなくても簡単にマウス操作だけでレコードを並び替えたり、 特定の条件を満たしたり、トップ10だけのレコードを抽出するには、 「フィルタ」機能が便利です。

フィルタ機能を使えば、条件をあったレコードだけを抽出して表示することができます。 なお、条件にあわないデータは一時的に非表示になるだけです。

フィルタ機能の利用

それでは、フィルタ機能を利用して、 特定の条件にあったレコードだけ抽出してみましょう。

フィルタの実行

フィルタ機能を有効にします。

  1. A5セルをマウスでクリックする
    (表の中のセルであれば、どれでもかまわない)
  2. 「ホーム」タブの「編集」グループにある、「並び替えとフィルタ」ボタンをクリックする
  3. 表示されるメニューから「フィルタ」を選択する
    「並び替えとフィルタ」
  4. 表のフィールド名のぞれぞれのセルに「▼」ボタンが付く
    フィルタの実行

抽出条件の絞り込み

それでは、複数の条件を設定して、レコードを絞り込んでみましょう。

まず、ひとつ目の条件を設定します。

  1. フィールド名の「担当者」の「▼」をクリックする
  2. 表示されたメニューから条件を設定する
    フィルタのメニュー
    • 「すべての選択」のチェック欄(□)をクリックしてチェックを外す
    • 「河野」のチェック欄(□)をクリックしてチェックする
  3. 「OK」ボタンをクリックすると、フィルタが実行される

2つ目の条件も設定して、レコードを絞り込みます。

  1. フィールド名の「商品分類」の「▼」をクリックする
  2. 表示されたメニューから条件を設定する
    フィルタのメニュー
    • 「すべての選択」のチェック欄(□)をクリックしてチェックを外す
    • 「周辺機器」のチェック欄(□)をクリックしてチェックする
  3. 「OK」ボタンをクリックすると、フィルタが実行される

ここまでできると、次のような状態になります。

フィルタの実行後

条件のクリア

フィルタに設定した条件をすべてクリアするには、 次のように操作します。

  1. 「ホーム」タブの「編集」グループにある、「並び替えとフィルタ」ボタンをクリックする
  2. 表示されるメニューから「クリア」を選択する
    フィルタのクリア
  3. フィルタがすべてクリアされる

フィルタをすべてクリアして、次の操作に移りましょう。

より詳細なフィルタ機能

次に、フィルタ機能のオプションを利用して、 より詳細な条件にあったレコードを抽出してみましょう。

操作をする前に、必ずフィルタをクリアしてください。

数値フィルタ

データの種類が数値の場合は、 「数値フィルタ」を使用することができます。

数値フィルタを使って、「金額」が高いレコード15件を抽出してみましょう。

  1. フィールド名の「金額」の「▼」をクリックする
  2. 表示されたメニューから、「数値フィルタ」の「トップテン」を選択する
    フィルタのメニュー
  3. 「トップテンオートフィルタ」のウィンドウが表示される
    「トップテンオートフィルタ」
    • 左側のメニューが「上位」になっていることを確認する
    • 中央の入力欄を「15」に設定する
    • 右側のメニューが「項目」になっていることを確認する
  4. 「OK」ボタンをクリックすると、フィルタが実行される

日付フィルタ

データの種類が日付の場合は、 「日付フィルタ」を使用することができます。

先ほど数値フィルタで抽出したレコードから、 日付フィルタを使って、「販売日」が「2月」のレコードを抽出してみましょう。

  1. フィールド名の「販売日」の「▼」をクリックする
  2. 表示されたメニューから条件を設定する
    フィルタのメニュー
    • 「すべての選択」のチェック欄(□)をクリックしてチェックを外す
    • 「2月」のチェック欄(□)をクリックしてチェックする
  3. 「OK」ボタンをクリックすると、フィルタが実行される

メニューで、「日付フィルタ」→「指定の範囲内」を選択すると、 「オートフィルタオプション」が表示されます。

「オートフィルタオプション」

このオプションを使えば、より細かく抽出する期間を設定することができます。

ここまでできると、次のような状態になります。

フィルタの実行後

条件のクリア

フィルタに設定した条件をすべてクリアしてください。 次のように操作します。

  1. 「ホーム」タブの「編集」グループにある、「並び替えとフィルタ」ボタンをクリックする
  2. 表示されるメニューから「クリア」を選択する
    フィルタのクリア
  3. フィルタがすべてクリアされる

フィルタをすべてクリアして、次の操作に移りましょう。

フィルタの解除

フィルタ機能の最後に、フィルタ機能が有効な状態を解除します。

操作をする前に、必ずフィルタをクリアしてください。

次のようにして、フィルタ機能を解除してください。

  1. 「ホーム」タブの「編集」グループにある、「並び替えとフィルタ」ボタンをクリックする
  2. 表示されるメニューから「フィルタ」を選択する
    「並び替えとフィルタ」
  3. フィルタが解除される


次へ進んでください。



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Last-modified: Mon, 17 Dec 2012 19:18:24 HADT (3443d)